Istilah Sales Bahasa Inggris untuk Sales Invoice

Dalam dunia bisnis internasional, pemahaman istilah-istilah bahasa Inggris yang tepat sangat penting, terutama bagi tenaga penjualan (sales) yang berurusan dengan dokumen faktur penjualan (sales invoice). Artikel ini membahas istilah‑istilah kunci yang sering muncul dalam proses penjualan, cara menggunakannya, serta contoh penggunaannya dalam kalimat.

1. Sales Invoice (Faktur Penjualan)

Sales invoice adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang memuat rincian barang atau jasa yang telah diberikan, harga satuan, total nilai, serta syarat pembayaran. Di Indonesia istilah yang setara adalah faktur penjualan atau nota penjualan.

2. Common Terms Related to Sales Invoice

• Invoice Number – Nomor faktur. Penomoran unik untuk melacak masing‑masing faktur.
• Invoice Date – Tanggal faktur. Tanggal ketika faktur dikeluarkan.
• Due Date – Tanggal jatuh tempo. Batas waktu pembayaran.
• Purchase Order (PO) – Surat pesanan. Dokumen yang biasanya menjadi referensi dalam pembuatan faktur.
• Terms of Payment – Syarat pembayaran, misalnya “Net 30”, “Cash on Delivery (COD)”.
• Subtotal – Jumlah sebelum pajak atau diskon.
• Tax (VAT / GST) – Pajak pertambahan nilai atau pajak penjualan.
• Total Amount Due – Total yang harus dibayar.
• Discount – Diskon yang diberikan pada faktur.
• Shipping / Freight – Biaya pengiriman.

3. Phrases Used by Sales Representatives

Berikut beberapa frasa yang sering dipakai sales saat membicarakan faktur dalam bahasa Inggris:

• Could you please confirm receipt of the invoice? – Bisa Anda konfirmasi penerimaan faktur?
• We have attached the sales invoice for your reference. – Kami melampirkan faktur penjualan untuk referensi Anda.
• According to our terms, payment is due within 30 days. – Sesuai dengan syarat kami, pembayaran jatuh tempo dalam 30 hari.
• There seems to be a discrepancy in the invoice amount. – Tampaknya ada perbedaan dalam jumlah faktur.
• We would appreciate it if you could settle the invoice by the due date. – Kami menghargai jika Anda dapat melunasi faktur sebelum tanggal jatuh tempo.

4. Contoh Penggunaan dalam Email Penjualan

Subject: Sales Invoice #INV-2023-045 – Payment Reminder

Dear Mr. Ahmad,

I hope this email finds you well. Please find attached the sales invoice (Invoice No: INV-2023-045) for the recent order of 500 units of Model X. The total amount due is USD 12,500, with a due date of 15 July 2023.

Kindly confirm receipt of the invoice and let us know if you have any questions regarding the items listed. As per our agreed terms (Net 30), we would appreciate payment by the due date.

Thank you for your cooperation.

Best regards,
Rina Satyani
Sales Executive
XYZ Manufacturing Co.
    

5. Perbedaan Antara “Invoice” dan “Receipt”

Sering kali orang bingung antara invoice (faktur) dan receipt (kwitansi). Invoice adalah permintaan pembayaran, sedangkan receipt adalah bukti pembayaran yang telah diterima. Di dalam percakapan sales, penting untuk memperjelas perbedaan ini:

• We will send you the invoice first, and after you have paid, we will issue a receipt.
• The customer requested a receipt for tax purposes.

6. Istilah Lain yang Sering Muncul

• Proforma Invoice – Faktur proforma, biasanya sebagai estimasi sebelum transaksi sebenarnya.
• Credit Note – Nota kredit, dokumen yang mengurangi nilai faktur karena retur atau diskon tambahan.
• Debit Note – Nota debit, dokumen yang menambah nilai faktur karena tambahan biaya.
• Remittance Advice – Bukti pengiriman pembayaran, sering disebut “payment advice”.

7. Tips Menulis Sales Invoice dalam Bahasa Inggris

1. Gunakan bahasa yang jelas dan singkat. Hindari jargon yang tidak perlu.
2. Sertakan semua nomor referensi. Nomor invoice, PO, dan kontrak bila ada.
3. Jelaskan masing‑masing item. Nama produk, kode, kuantitas, harga satuan.
4. Tuliskan syarat pembayaran secara eksplisit. Misalnya “Payable within 30 days after receipt of invoice”.
5. Berikan informasi kontak. Email atau nomor telepon untuk pertanyaan terkait faktur.

8. Contoh Format Faktur Penjualan Bahasa Inggris

[Company Logo]
XYZ Manufacturing Co.
123 Business Street, Jakarta 10110
Phone: +62 21 555 1234 | Email: sales@xyz.co.id

-------------------------------------------------
Sales Invoice
Invoice No: INV-2023-045
Invoice Date: 01 July 2023
Due Date: 15 July 2023
Purchase Order No: PO-2023-078
-------------------------------------------------

Bill To:
PT. ABC Industri
Jl. Merdeka No. 25, Bandung 40234
Attn: Budi Santoso

Item Description          Qty   Unit Price   Amount
-------------------------------------------------
Model X – High Speed      500   USD 25.00    USD 12,500.00
-------------------------------------------------
Subtotal                                   USD 12,500.00
VAT (10%)                                   USD 1,250.00
Shipping                                    USD 150.00
-------------------------------------------------
Total Amount Due                           USD 13,900.00

Terms of Payment: Net 30
Bank Transfer: BCA 123-456-789 a/n XYZ Manufacturing Co.
-------------------------------------------------
Please quote the invoice number when making payment.